Porównanie – LMS czy tradycyjne metody udostępniania plików?

Pomimo szerokiej dostępności informacji na temat platform e-learningowych czy systemów LMS, nadal powszechna w firmach jest praktyka udostępniania materiałów szkoleniowych w formie tradycyjnych metod udostępniana plików, co nie pozwala na pełne zarządzenie procesem szkoleniowym, w tym m. in. bieżące monitorowanie postępów w nauce, korzystanie z interaktywnych materiałów szkoleniowych oraz automatyczne przydzielanie dostępu do dedykowanych materiałów wybranym użytkownikom bądź zespołom pracowniczym.

W niniejszym artykule dokonamy porównania czym różni się korzystanie z profesjonalnego systemu LMS w stosunku do tradycyjnych sposobów udostępniania plików wewnątrz organizacji. Mamy nadzieję, dzięki temu, przybliżyć specyfikę funkcjonowania systemów LMS.

👇 W artykule m. in.:

• Czym jest system LMS i dla kogo jest przeznaczony?
• Dlaczego warto skorzystać z systemu LMS w mojej firmie?
• Jakie są najważniejsze przewagi systemu LMS w porównaniu do standardowego sposobu udostępniania plików w ramach organizacji?

Czym jest system LMS i dla kogo jest przeznaczony?

LMS, czyli Learning Management System, to oprogramowanie lub platforma internetowa, zaprojektowana do zarządzania procesami, związanymi z edukacją i szkoleniami. Głównym celem LMS jest ułatwienie tworzenia, dostarczania, monitorowania i oceniania treści edukacyjnych oraz zarządzania procesami szkoleniowymi w organizacji lub instytucji edukacyjnej.

Learning Management System zapewnia centralne miejsce, w którym można przechowywać, organizować i udostępniać materiały edukacyjne, a także śledzić postępy uczestników kursów.

👉 Dowiedz się więcej na temat funkcjonalności systemu LMS

Dla kogo przeznaczony jest LMS i kto z niego najczęściej korzysta?

LMS jest przeznaczony dla szerokiego spektrum użytkowników, którzy chcą kompleksowo zarządzać procesami szkoleniowymi, dostarczać treści edukacyjne i monitorować postępy pracowników, uczniów lub innych uczestników szkoleń w sposób zorganizowany i efektywny.

Wśród grup użytkowników, korzystających z systemów LMS, wyróżnić można:

1. Przedsiębiorstwa i organizacje: system może być wykorzystywany do szkoleń pracowników, zarządzania wiedzą, rozwijania umiejętności oraz monitorowania postępów w nauce, związanych z pracą.
2. Uczelnie i szkoły: LMS jest wykorzystywany do prowadzenia kursów online, szkoleń dla nauczycieli, udostępniania materiałów edukacyjnych oraz śledzenia postępów uczniów.
3. Organizacje non-profit: Learning Management System może być używany do szkoleń wolontariuszy, członków organizacji, a także do dostarczania informacji i edukacji społecznościom.
4. Instytucje szkoleniowe: platforma jest idealnym narzędziem do zarządzania procesem nauczania i uczenia się w ramach różnych kursów i szkoleń.
5. Organizacje rządowe: LMS może być wykorzystywany do szkoleń personelu rządowego, dostarczania edukacji publicznej oraz promowania świadomości społecznej.

Dlaczego powinienem skorzystać z systemu LMS w mojej firmie?

Korzystanie z platformy LMS przynosi firmie szereg korzyści. Wdrożenie systemu LMS w organizacji przyczynia się znacząco do zwiększenia wydajności, zaangażowania i kompetencji pracowników, co wynika z kompleksowości zarządzania całym procesem szkoleniowym w ramach jednego systemu. Ma to zatem pozytywny wpływ na definiowanie i osiągnięcie celów biznesowych firmy.

Powody, dla których warto korzystać z systemu typu Learning Management w organizacji to m. in.:

1. Możliwość tworzenia kont użytkowników (pracowników) w ramach organizacji: korzystając z systemu LMS każdy pracownik posiada własne, indywidualne konto, na którym przeprowadza swój własny, jemu dedykowany proces szkoleniowy
2. Grupowanie pracowników w ramach działów lub zespołów szkoleniowych: istotna funkcjonalność tego typu platform pozwala na dowolną możliwość tworzenia grup pracowniczych (np. „dział sprzedaży”, „nowi pracownicy – onboarding”, „okresowe szkolenie BHP” itp.), a także działów, dotyczących zarówno specyfiki odbywanych szkoleń czy lokalizacji uczestników. To bardzo użyteczna i chętnie wykorzystywana funkcja w trakcie zarządzania procesem szkoleniowym w organizacji.
3. Łatwe dostarczanie indywidualnie dostosowanych materiałów szkoleniowych pracownikom: dzięki systemowi LMS możesz dostarczać swoim pracownikom dowolne, dedykowane indywidualnie, materiały szkoleniowe w formie, która jest dla Ciebie i dla nich najwygodniejsza, jak np. materiały szkoleniowe online, w tym instrukcje, filmy czy prezentacje, a także interaktywne quizy i testy, co ułatwia proces uczenia się.
4. Zwiększenie zaangażowania pracowników (interaktywne materiały): system ten może być wykorzystany do tworzenia interaktywnych i angażujących kursów oraz środowiska szkoleniowego. Wykorzystanie quizów, testów czy innych formatów powodujących interakcję zwiększa zaangażowanie pracowników w procesy szkoleniowe.
5. Łatwe śledzenie postępów w nauce każdego z pracowników: LMS umożliwia wygodne monitorowanie postępów pracowników w procesie szkolenia. To natomiast pozwala na ocenę ich osiągnięć i identyfikację obszarów do dalszego doskonalenia.
6. Automatyczna ocena przyswojenia wiedzy na każdym etapie procesu szkoleniowego: kolejna funkcjonalność platformy umożliwia dokonywanie automatycznej oceny przyswojenia wiedzy na podstawie egzaminów i testów zdawanych przez pracownika. Pozytywne zaliczenie jednego etapu szkolenia warunkuje możliwość przejścia do kolejnego.
7. Certyfikacja wewnątrz systemu: zaliczenie wybranych szkoleń pozwala na automatyczne generowanie certyfikatów ukończenia kursów wewnątrz systemu LMS i udostępnianie ich na kontach użytkowników, którzy zaliczyli wymagany materiał.
8. Oszczędność czasu i kosztów: korzystanie z LMS przynosi organizacji oszczędność czasu i kosztów, związanych z brakiem konieczności organizacji tradycyjnych szkoleń stacjonarnych, takich jak np. wynajem sal szkoleniowych czy koszty podróży.
9. Pełna dostępność materiałów szkoleniowych w każdym miejscu i czasie: platforma umożliwia pracownikom stały dostęp do materiałów dydaktycznych z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Jest to szczególnie korzystne dla firm z rozproszoną kadrą (np. terenowe struktury handlowe lub pracownicy w różnych oddziałach, także za granicą), jak również grupą pracowników pracujących zdalnie.
10. Kompleksowe zarządzanie wiedzą: dzięki LMS możesz łatwo gromadzić, organizować i udostępniać wiedzę wewnętrzną w firmie, taką jak procedury, dokumentacja czy najlepsze praktyki. Sprzyja to efektywnemu dzieleniu się wiedzą i doświadczeniem między pracownikami w organizacji.
11. Możliwość indywidualnego dostosowania funkcjonalności LMS do potrzeb organizacji: tego typu systemy oferują zwykle możliwość dopasowania funkcjonalności platformy do konkretnych potrzeb i wymagań danej firmy, co pozwala na lepsze dostosowanie procesów szkoleniowych do specyfiki konkretnej organizacji.

Jakie są najważniejsze przewagi systemu LMS w porównaniu do standardowego sposobu udostępniania plików w ramach organizacji?

Jak zostało wskazane, wykorzystanie systemu LMS przynosi znaczące korzyści organizacji, która z niego korzysta. Uwagę zwraca tutaj przede wszystkim kompleksowość zarządzania całym procesem szkoleniowym w danej firmie w ramach jednej aplikacji. Pomimo to, wiele podmiotów próbuje nadal korzystać z innych rozwiązań, w celu udostępniania materiałów szkoleniowych pracownikom.

Należą do nich m. in.: lokalne serwery plików, mapowanie dysków sieciowych, portale korporacyjne i intranet czy usługi chmurowe, takie jak np. Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive. W szczególności to właśnie usługi chmurowe cieszą się dużą popularnością, ze względu na szereg innych, na co dzień wykorzystywanych w pracy funkcjonalności.

Ich powszechne wykorzystanie bardzo często wynika także z braku odpowiedniej wiedzy na temat zalet i ułatwień, które oferuje system LMS, jak również faktu, że korzystanie z systemu LMS możliwe jest najczęściej w ramach zewnętrznej usługi – bezpłatnie lub za niewielką opłatą abonamentową i nie wymaga inwestycji w drogie, indywidualnie tworzone oprogramowanie.

Należy pamiętać również, że stosowanie tego typu standardowych rozwiązań w ramach procesu szkoleniowego pozwala jedynie na udostępnianie plików z materiałami szkoleniowymi wybranym pracownikom. Nie można w tym przypadku mówić zatem o zarządzaniu procesem szkoleniowym oraz jakiejkolwiek kompleksowości tego procesu, a w szczególności:

• automatycznym tworzeniu uczestników i zarządzaniu zespołami szkoleniowymi,
• interaktywnych formach procesu szkoleniowego,
• automatycznym przeprowadzaniu quizów i testów z przyswojonej wiedzy,
• bieżącym monitorowaniu postępów pracowników w nauce,
• automatycznym wystawianiu ocen ze zdobytej wiedzy,
• czy automatycznym generowaniu certyfikatów z ukończonych szkoleń.

Stosowanie popularnych metod udostępniania plików (np. Google Drive czy Microsoft SharePoint) pozwala zatem jedynie korzystać pracownikom z materiałów udostępnionych przez Dział Szkoleń lub HR. Szkoleniowcy i trenerzy nie mają jednak możliwości automatyzacji prowadzenia procesu szkoleniowego, jak również kompleksowego nim zarządzania i bieżącego monitorowania.

Nie można w tym przypadku mówić zatem w żaden sposób o kompleksowym zarządzaniu procesem szkoleniowym w ramach jednego narzędzia. Taką możliwość stwarza wyłącznie system LMS, dzięki funkcjonalnościom, które oferuje.

W przeciwieństwie bowiem do usług standardowego udostępniania plików, platforma LMS nie jest jedynie ich zbiorem. A wręcz przeciwnie – jest to świetnie zorganizowany system, dzięki któremu możliwe jest kompleksowe zarządzanie procesem szkoleniowym w organizacji poprzez łatwe dodawanie użytkowników kursów i przypisywanie im indywidualnie dedykowanych szkoleń.

LMS w porównaniu do standardowego systemu udostępniania plików

Learning Management System, jako narzędzie do kompleksowego zarządzania procesem szkoleniowym w organizacji, oferuje szereg zalet, umożliwiając bardziej efektywne, zorganizowane i interaktywne doświadczenie edukacyjne dla pracowników i szkoleniowców, w porównaniu z udostępnianiem plików na wewnętrznych dyskach w ramach organizacji. Należą do nich m. in.:

1. Centralizacja zasobów: LMS umożliwia centralne przechowywanie i zarządzanie zasobami edukacyjnymi, takimi jak materiały kursowe, prezentacje, testy itp. Dzięki temu wszystkie niezbędne materiały są łatwo dostępne w jednym miejscu dla wszystkich użytkowników.
2. Łatwy dostęp do materiałów edukacyjnych: Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do zasobów LMS z dowolnego miejsca i urządzenia za pomocą połączenia internetowego. To eliminuje konieczność fizycznego dostępu do konkretnego dysku lub komputera w biurze.
3. Kontrola dostępu do zasobów: Administratorzy LMS mogą zarządzać uprawnieniami dostępu dla różnych użytkowników i grup pracowniczych, co pozwala na kontrolę, kto ma dostęp do określonych zasobów.
4. Łatwe udostępnianie materiałów szkoleniowych: Dzięki funkcjom udostępniania w LMS, instruktorzy mogą łatwo udostępniać materiały edukacyjne swoim uczniom w ustrukturyzowany i zorganizowany sposób.
5. Monitorowanie i kontrola postępów w nauce: LMS umożliwia śledzenie postępów uczniów, ocenianie ich pracy i dostarczanie spersonalizowanej informacji zwrotnej, co może być trudne lub niemożliwe przy korzystaniu z tradycyjnych metod udostępniania plików.
6. Integracja z innymi narzędziami: Wiele systemów LMS oferuje integrację z innymi narzędziami edukacyjnymi, takimi jak platformy do wideo-konferencji, systemy oceniania czy narzędzia do analizy danych, co zwiększa ich użyteczność i efektywność.
7. Wsparcie dla interakcji i współpracy: LMS oferują funkcje, umożliwiające interakcję i współpracę między kursantami oraz szkoleniowcami, co sprzyja aktywnej nauce i wymianie wiedzy.
8. Bezpieczeństwo danych: Systemy LMS zapewniają lepsze zabezpieczenia danych, takie jak szyfrowanie, kopie zapasowe i kontrole dostępu, co pomaga w ochronie poufności i integralności informacji edukacyjnych.

PODSUMOWANIE

Porównując możliwości, które oferuje korzystanie z systemu LMS w procesie szkoleniowym w stosunku do tradycyjnych metod udostępniania plików, np. poprzez usługi chmurowe (Google Drive, Microsoft SharePoint) zauważalny jest szereg korzyści, które oferuje Learning Management System. Wynikają one przede wszystkim z możliwości pełnego zarządzania procesem szkoleniowym w organizacji w ramach jednego narzędzia, podczas gdy w przypadku korzystania ze wskazanych usług chmurowych mamy możliwość jedynie udostępniania wybranych plików z materiałami szkoleniowymi pracownikom. Jest to zatem jedynie jedna z wielu funkcjonalności, które dostępne są na platformach LMS.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że korzystanie z systemu LMS możliwe jest w ramach usług zewnętrznych, często za niewielką opłatą abonamentową. Nie ma konieczności zatem inwestowania w tworzenie własnego rozwiązania programistycznego, aby korzystać z zalet profesjonalnej platformy do tworzenia i przeprowadzania szkoleń online.

Korzystanie z udostępniania plików wewnątrz organizacji zamiast użytkowania systemu LMS często wynika z braku odpowiedniej wiedzy na temat funkcjonalności tego typu narzędzia, podobnie jak braku znajomości cen za korzystanie z takiego systemu.

Pomimo dostępności wielu informacji na temat platform LMS nadal pokutuje przekonanie, że korzystanie z tego typu narzędzia jest drogie i wymaga inwestycji we własne oprogramowanie, co absolutnie nie jest prawdą. Podkreślić należy, że korzystanie z usług zewnętrznych umożliwia w tym przypadku użytkowanie w pełni wyposażonego i dostosowanego do indywidualnych preferencji narzędzia, często za niewielką opłatą abonamentową.